Da piccola organizzavo degli eventi stratosferici: sfilate di peluches con sottofondo musicale di Cristina D’Avena (sì, sono stata una bambina degli anni ’80), merende dove nonni, zii e cuginetti erano obbligati a presenziare, ognuno con il proprio posto e con il proprio menù degustazione (tegolini, girelle, torta di mele), per non parlare degli eventi sportivi come gare di Bmx (la mia era nera e gialla) attorno alla casa, gare di nuoto nella piscinetta gonfiabile e tornei di pallavolo tra vicini, dove il cancello faceva da rete. Insomma, una perfetta event planner. Sarà per questo che ora una delle mie attività preferite come ufficio stampa è proprio la comunicazione degli eventi.
Comunicare un evento significa viverlo a 360° per poterlo raccontare al meglio. La collaborazione all’interno del team organizzativo è costante e stretta, per garantire un allineamento continuo su eventuali sviluppi dell’ultimo minuto o problematiche. Ho cercato di sintetizzare i passi più importanti per sviluppare una strategia di comunicazione e vi propongo anche un case study.
1. Definire obiettivi e target
Prima di tutto, è fondamentale stabilire quali sono gli obiettivi principali della comunicazione dell’evento e identificare il target di riferimento: giornalisti, media, influenti del settore, pubblico locale o internazionale.
2. Creare un piano di comunicazione
Il piano di comunicazione prevede:
3. Elaborare i materiali di comunicazione
La cartella stampa deve includere: Il comunicato stampa. È fondamentale che i comunicati siano redatti in modo professionale, con un titolo accattivante, una presentazione dell’evento e le informazioni pratiche (data, luogo, programma). Una raccolta di materiali informativi dettagliati che includono la descrizione dell’evento, dei relatori, degli sponsor, delle partnership e qualsiasi altro dato rilevante. In questo caso insieme al comunicato stampa è stato veicolato il programma completo dell’evento. Infine non dimentichiamoci Immagini e video:
4. Gestire i rapporti con i giornalisti e i media
Un aspetto cruciale dell’attività di ufficio stampa è la gestione delle relazioni con i giornalisti. È necessario creare una mailing list ad hoc con i contatti di giornalisti, blogger e influencer che trattano tematiche pertinenti all’evento.
5. Monitoraggio e follow-up
Durante l’evento, è importante monitorare la copertura mediatica per assicurarsi che l’evento stia ricevendo la giusta attenzione. Inoltre, è fondamentale eseguire un follow-up con i giornalisti, rispondere a eventuali richieste di ulteriori informazioni e inviare ringraziamenti per la partecipazione.
6. Valutazione dei risultati
Una volta terminato l’evento, è importante fare un’analisi dei risultati ottenuti in termini di copertura mediatica. Questo aiuterà a comprendere l’efficacia delle attività di ufficio stampa e a perfezionare le strategie per eventi futuri.
Lato ufficio stampa e PR abbiamo selezionato i media ai quali inviare il materiale stampa. La rassegna stampa ha incluso testate locali e nazionali come TGcom24, Cavallo Magazine, Il Giorno, Viaggi in Camper, La Provincia di Lecco e Sondrio. C’è stato anche un buon riscontro in radio: radio Lombardia radio DEEJAY radio RAI 1, radio Lecco FM, radio Sondrio e UNICA TV.
A fine evento è stato redatto un comunicato stampa dove sono stati messi in evidenza i risultati ottenuti dando appuntamento alla prossima edizione.